自從把庫存管理系統免費分享給有需要的人以後, 陸續收到了索取的留言, 也即時一一的把系統給分享了出去. 這其中最大的快樂就是索取者回覆系統對他們產生了幫助. 當然還是有一些不合用的問題存在, 原因也許來自系統本身, 也許來自電腦配備不同.
看著自己的作品對人有了幫助, 心中除了高興, 也開始思考如何強化功能. 大多數的使用者是含蓄的, 也許是免費的關係, 系統不合用最找其他的就好, 免費提供, 沒有義務解決問題的想法, 並沒有任何的回覆. 功能的增加, 多數得靠自己過去的經驗. 當然也有使用者會詢問一些問題, 這些問題也提供了一些方向.
這次的改版, 以原本的庫存系統為基礎, 再加上時間與金錢的管理來強化系統功能. 報表方面, 因為使用者需求的排版不同, 還是以提供資料供使用者自行發揮的方式來做.
若對自行開發系統有興趣的人, 也可以依序參考本站接下來的文章, 實際動手提昇自己的工作效率.
以下來說明系統整體功能, 合用者, 請自行下載.
系統整體以減少重覆輸入, 降低輸入錯誤, 提昇作業效率的方式思考與設計.
在日常作業中, 使用者只需建好貨品的基本資料一次, 接下來的進出貨, 只要用滑鼠選取要作業的貨品, 不必再輸入貨品的品號品名, 減少錯誤, 提昇效率.
系統也設計了批次選取的功能, 可以設定常用的選取組合, 按個鈕, 系統自動一次選取.
為了讓有大量貨品的使用者能快速找到對象貨品, 增加了欄位篩選的設定及輸入尋找的功能. 雖然是EXCEL的基本功能, 但對EXCEL不熟使用者, 也有效率提昇的幫助.
另外在日期與單號上, 也盡力朝向自動化, 因使用者的差異, 效果可能不佳, 但提醒了使用者可以用公式自動化. 例如單號可與日期, 時間相關.
使用者選取了作業貨品後, 就進入進貨/銷售/異動的作業, 或是加工作業的建立材料用量表.
在進貨/銷售/異動作業中, 使用者只需輸入數量, 廠商/客戶/異動原由也是建立一次, 然後選取輸入. 這些資料, 區分到期與未到期, 當執行進貨/銷售/異動作業時, 系統會檢查日期. 未到期的進銷異資料, 因此提供了一個未來庫存變化的掌握的可能.
系統新增了一個批號管理的功能, 這對貨品的有效期限管理提供了必要的資訊.
新批號, 來自於購入與加工, 一般得自行輸入. 但考量有同批號狀況, 因此在進貨/銷售/異動作業, 配合批號統計, 都有自動查詢, 選取輸入的設計, 提昇作業效率.
系統也把庫存功能擴大到應收付帳. 畢竟, 買-->付款, 售-->收款是很自然的事, 是必要的.
收付款的日期, 模式很多, 系統請使用者利用公式, 讓應收付日期以進銷貨日為基準儘量自動化. 這個部份, 可以依廠商/客戶/原由不同而分別設定.
但使用者可能無法有效設定公式, 如果有一個明確的規則, 可以來函要求協助.
完成進貨/銷售/異動作業, 進入付款/收款/結款作業, 這原本只是記錄進貨/銷售/異動的資料, 現擴大為付款/收款/結款作業.
為了讓使用者找到對象資料, 系統把EXCEL篩選功能叫了出來.
如果設定好應收付日期的公式, 應收付日在作業中就會自動計算出來, 使用者只需把實際收付款金額, 日期, 單號輸入即可.
系統也考量到呆帳問題, 設有結案欄位. 一般收付款等於應收付時, 系統會自動結案, 出現呆帳, 使用者可以手動強制結案, 結束該筆相關作業.
系統有加工功能, 含組合與拆賣. 並能計算成本.
加工, 可能有附產品, 不計算成本, 可能有副產品, 要計算成本. 系統都已考量, 都能統計出成本, 只要使用者正確設定與執行加工作業.
加工, 資料會經由異動作業中進行確認相關資訊, 包含材料使用的批號,
為了掌握批號的數量, 系統有即時統計功能, 作為各項出庫作業, 銷售, 加工, 異動的依循.
有了批號管理, 盤點作業也必須以批號為基礎, 並以產生異動方式來一致化作業流程.
庫存, 除了數量, 庫存價值也是使用者關心的重要資訊.
庫存成本來自兩個項目, 購入品, 加工品. 系統採用與期初庫存合計的加權平均法, 逐月計算.
先算出購入品的庫存成本, 再以此為基礎, 合計計算加工品的材料成本與加工費, 得到加工品的庫存成本.
計算出的庫存單價, 提供到進耗存月結中, 結算庫存金額.
加工品單價可以選擇結轉到基本資料中作為銷售價格參考.
庫存進耗存包含查詢與月結功能. 應按月執行月結, 以掌握經營狀況.
資料中, 結餘是進銷必要現金進出的結果, 庫存額是庫存成本價值.
月末庫存, 記錄月結結果.
對於庫存變化, 如果能掌握未來的狀況, 對日常工作可以提供決策, 接單的依據.
系統也針對安全量作了檢查與標示.
系統提供簡易的統計資料查詢, 供使用者進一步活用為自身需求的資訊.
整體的營運, 可以由月庫存分析中結餘與庫存額變化來掌握.
系統也有對於應收付帳的現金週轉, 提供資訊. 尚未實垷的進貨, 銷售資料也納入預計統計, 使用者可以提昇掌握度.
對於應收付帳, 也提供了供使用者自行活用的簡單統計資料.
所有的系統功能/架構, 匯整在首頁中, 加上啟用程序說明, 完成系統設計與實作.
考量系統長久使用的效率, 設計了舊資料封存, 同樣置於首頁的使用程序中.
經過網友的使用評比回饋, 確認了這個系統的價值 :
您好:
看了許多類似EXCEL做的企業管理系統,1.簡單易上手.
2.功能分類清楚.
3.操作邏輯簡潔.
感謝您的分享.
有需求者, 合用者, 請自行下載. <= 按它.
