資料庫的概念

所謂資料庫就是由許多記載不同資料的表格組成的一組資料, 例如學校裡的老師, 學生, 課程, 學生成績可以組成學校資料庫. 資料庫加上一些規定, 原則就可以組成一個管理系統, 例如60分及格, 學科一半不及格留級, 留級三次退學.

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資料表格則由一組相關的資料組成, 例如學生資料表, 有學生姓名, 學號, 姓別, 入學日期, 家長姓名. 然後學生成績表, 有學生, 科目, 表試別, 成績.

沒有電腦以前, 資料庫就是一張一張的資料表格, 查資料或統計時, 就一張一張翻. 有了電腦以後, 這些紙張轉變成電子表格, 並增加了許多檢查資料正確性的功能, 讓資料快速轉變成正確有用的資訊.

在MS Office的套件中, Access是資料庫軟體, 對每一個表格的每一個欄位都有資料型態的嚴格管理, 並可以建立索引, 提供快速查詢. 表格間可以進行關聯設定, 組成另一個較多資料的虛擬資料表. 還有預存程序可以對資料庫資料進行增刪.

當然還有更高階的資料庫系統, 如 MS SQL SERVER, 免費的MySQL, Oracle等等, 具有更強大的功能, 但需要投入很多的人力物力來操作維護, 是不適合一般小企業或個人的.

Excel 是一個由表格組成的計算工具, 因為是表格, 而且可以有很多表格記錄各種資料, 也可以依規定原則進行運算得到各種結果, 所以也具有資料庫, 管理系統的功能. 只是Excel對資料的限制很少, 做為資料庫, 安全性就低了一些.

Access的資料庫功能在Excel中都是比較薄弱的. 但Access對大多數人來說是陌生的, 也因功能較強, 所以需要比較多的專業知識, 這也造成一般人使用上的困難. 雖然Excel在資料庫上功能不強, 但其簡易的使用性與普及性, 反而使得一般人進入資料庫應用變得容易, 而且操作資料庫的基礎工具, 在Excel中都有, 因此選擇Excel做為資料庫系統, 對一般人是一項不錯的選擇.

但不管你選用什麼工具, 資料庫的基本關念都是一樣的, 就是有效率的建立收集統計資料, 以產生有用的資訊.

在開始一個資料庫系統前, 當然已經有了一個主題, 例如上述的學校管理, 或是士農工商都會有的庫存管理, 人員管理. 然後針對管理主題, 開始列出必要的相關資料, 規劃資料表格, 建立資料表, 收集輸入持續產生的資料.

以本站分享的系統為例, 主題是貨品的買進, 加工, 銷售, 盤點的管理, 包含數量, 金額, 時間及未來變化情況的掌握. 所以是以貨品為中心的管理系統. 需要有貨品表, 買進, 銷售記錄表, 加工的庫存異動調整表, 庫存月結表等等.

資料表在設計時, 有一個很重要的觀念就是唯一性, 例如, 姓名會重複, 但身份證號, 學號不能重複, 這不能重複的欄位, 就可以做為唯一性的指標, 避免找錯人. 還有另一種唯一性, 它的達成是由幾個欄位組成的. 例如月考成績表, 唯一性是由學生+日期+科目的組合來達成的.

在Access中, 設了唯一性的欄位, 若輸入相同的資料時會出現錯誤訊息而無法完成, 保證了資料的唯一性, 但在Excel中, 如果要達成唯一性這個功能, 就要另外用寫巨集程式去檢查. 這種防呆的工作會讓系統變得有點笨重, 所以使用者要學著了解, 自我進行檢查.

例如不同的東西不該有相同貨號, 同一種東西因為包裝, 顏色而有不同貨號倒是可以的. 像同一種泡麵, 有袋裝, 碗裝, 5包裝, 箱裝的, 都可以給不同的貨號, 重點是貨號的唯一性.

另外, 資料表的設計, 需要有精簡的概念. 所謂的精簡, 是指有絕對相關性的資料才放在同一個表格. 例如進貨表格, 只需記錄跟那個廠商在何時買了多少量的什麼東西, 而不必記錄廠商的電話號碼. 若在進貨表格中記錄電話號碼, 你會看到電話號碼一直重複跟隨廠商出現, 形成多餘的浪費. 廠商的電話號碼只需記錄在廠商表中, 經由連結或查詢就可以找到了, 不必一直重複記錄.

唯一與精簡是設計資料庫每一個表格的要項, 掌握了, 就掌握了資料庫的核心了.

設計好了各個資料表格, 在Excel 中是以工作表來表現的, 工作表的名稱就是表格名稱, 寫在第一列的就是欄位名稱, 原則上, 欄位名稱都要不一樣, 這樣查詢時才能明確知道查那一欄資料. 表格與欄位名稱關係到資料的運作, 一但設定了, 儘量不要改, 否則巨集程式也要跟著改, 會很麻煩, 且易出錯. 因為這些東西都直接與使用者會接觸到, 所以使用者也要了解, 不要隨意更改. 當然, 你也可以用保護工作表的方式保護起來.

現在可以開始填入資料了.

有了資料, 資料的運用變成資訊才是重點, 否則收集資料是沒有用的. 這個資料的運用會因每一個企業, 個人而有不同, 這個不同的運用, 就形成了企業原則. 一般系統的設計, 使用者不會直接看到資料庫, 只會看到資料輸入, 查詢, 修改/刪除的畫面, 這個畫面會有一些按鈕, 使用者按了按鈕, 按鈕就會啟動對應的企業原則, 或是更新相關的資料庫, 或是產生報表.

 這些資料庫, 企業原則, 操作畫面, 就形成了管理系統的三個層面. 在網路的環境, 可以把這系統放在不同的電腦中, 例如資料庫與企業原則放在一台伺服器上, 操作畫面就放在各個有需求的電腦上再連到伺服器作資料作業. 當然依系統大小, 可能資料庫很多台, 企業原則又獨立一台伺服器.

Excel也有做畫面的工具, 只是能用的工具很少. Excel工作表其實也具有畫面的工能, 資料的輸入, 查詢, 修改, 刪除功能都有了, 也具有一些可以在工作表使用的畫面工具, 只是之前說過了, 彈性非常大, 安全性低些. 但這是使用者要小心的, 熟悉了, 也沒有太大的問題. 所以工作表除了作為資料表格, 也可以用來作為資料操作的介面. 當然在Excel也可以把表格與資料操作分開, 但這好像違背了選用Excel簡單的初衷了. 因此用Excel來做管理系統, 就是把資料庫, 企業原則, 操作畫面集中在一起, 甚至是一個檔案中.